Evenementenloket

 

Organiseer je een evenement?

Wil je in onze gemeente een evenement organiseren, dan kun je voor alle nodige info terecht bij het Evenementenloket. Je hoeft niet langer afzonderlijk  een aanvraag te doen bij de brandweer, politie, milieudienst of verkeersdienst, alle info wordt gecentraliseerd bij het evenementenloket.

Hou rekening met de geldende coronamaatregelen

Wij krijgen momenteel heel wat aanvragen voor evenementen na 9 juni. Ook wij staan te popelen. Momenteel kunnen we evenwel nog geen goedkeuring geven voor al deze evenementen.

De richtlijnen voor het organiseren van evenementen zijn momenteel nog niet beschikbaar. De aangekondigde versoepelingen werden nog niet vastgelegd in een Ministerieel Besluit en bijhorende FAQ.

Het college kan pas evenementen goedkeuren nadat de richtlijnen werden gepubliceerd in het Ministerieel Besluit. Momenteel kunnen enkel activiteiten die binnen het huidige Ministerieel Besluit (07.05.2021) zijn toegelaten goedgekeurd worden.

We willen ook waarschuwen dat eventuele voorbereidingen en kosten die u nu al maakt op eigen risico zijn. Wij adviseren dan ook om u voldoende te informeren over de geldende richtlijnen en te wachten met organiseren tot de modaliteiten m.b.t. het organiseren van uw evenement ook effectief zijn opgenomen in het Ministerieel Besluit.

Bedankt voor jullie begrip en hopelijk tot binnenkort!

Wat moet je doen?

 

->->-> Raadpleeg het COVID Event Risk Model* van de Vlaamse overheid en maak jouw event COVID veiliger! <-<-<-

* Het COVID Event Risk Model werd in samenwerking met wetenschappelijke experts, gespecialiseerde onderzoekers en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. Met dit model kan je inzicht verwerven in het COVID-veiligheidsrisico van elk event. Dit resulteert finaal in een GO, en dus een groen label, of een NO-GO, en dus een rood label voor het betrokken event.

1. Lees onze evenementenbrochure of presentatie.

2. Vraag je evenement aan via de website: https://reservaties.assenede.be/  - handleiding

3. Lees het politiereglement.

• Als je een evenement organiseert, check je best ook eens de regels uit het politiereglement. In bijlage een overzicht van de wijzigingen t.o.v. het vorige reglement.
• Hier vind je een link naar de website van onze politiezone.

4. Lees het brandveiligheidsreglement.

• Zie link naar de website van de brandweerzone centrum.
• Zie link naar het algemeen brandreglement.

5. Gemeentelijk materiaal lenen (ten minste 2 weken op voorhand indienen)

• Vraag je materiaal aan via: https://reservaties.assenede.be/ zie handleiding zie overzicht materialen per complex.
• reglement materiaal

 

Wielerwedstrijden 

• vraag je wielerwedstrijd aan via: https://reservaties.assenede.be/
• Richtlijnen voor het indienen van een parcours

Mogen we vragen om de bewoners, die hinder ondervinden van uw evenement schriftelijk te informeren? Graag hadden we een voorbeeldbrief 3 weken voor uw evenement ontvangen. De brief dient ten minste 1 week voor uw evenement bedeeld te worden

• voor een evenement met verkeershinder: de bewoners, wonend in de straten waarin verkeersmaatregelen van toepassing zijn. (bij een wielerwedstrijd, gans het parcours, alle straten richting het parcours…)
• voorbeeld bewonersbrief

Geluid - muziek

De infobrochure over geluid vind je hier.

Mogen we vragen om de bewoners, die hinder ondervinden van uw evenement schriftelijk te informeren? Graag hadden we een voorbeeldbrief 3 weken voor uw evenement ontvangen. De brief dient ten minste 1 week voor uw evenement bedeeld te worden.

• voor een evenement met muziekactiviteiten: de bewoners, wonend in een straal van 500 meter van het gebeuren

• voorbeeld bewonersbrief

Info brandveiligheid

​Hierbij een presentatie over brandveiligheid op evenement en meer info over gebruik van blusmiddelen.

Standaardadviezen van de brandweer die je moet navolgen:

• Algemeen standaardadvies (voor evenementen en tenten zie hoofdstuk 3, loodsen zie hoofdstuk 2)
• Evenementenrisico's
• Gebruik van een tent
• Standhouders / Eetkramen
• Occasionele warmtebronnen (gasbranders, gaspaddenstoelen, ...)
• Tips kampvuur/ vuurwerk / kerstboomverbranding / vuurmanden / barbecue
• Algemene procedure bij mogelijke incidenten
• Richtlijnen veiligheidsplan

Tent
Als je een tent gebruikt van minder dan 150m² moet je aan de regels voldoen via dit standaardadvies van de brandweer.

Veiligheidsplan:
Hoe maak je een veiligheidsplan op?
Controleer hier:

• Standaardadvies van de brandweer.
• Checklist.

Bij evenementen met meer dan 500 bezoekers of evenementen met een hoog risicogehalte wordt er een veiligheidsplan opgemaakt. Dit moet samen met de aanvraag ingediend worden. 

• Wat is een veiligheidsplan?

Het veiligheidsplan is in eerste instantie voor uzelf als organisator een handig document met alle informatie over uw evenement voor uw medewerkers, gemeentelijke diensten, politie en brandweer. De hulpdiensten weten op deze manier wie verantwoordelijk is als er problemen zijn. De medewerkers zullen aan de hand van dit document weten wat te doen bij incidenten.
Het maken van een veiligheidsplan is voor kleine en middelgrote evenementen geen verplichting maar wel een aanrader! 

Bij grote evenementen kan er voorgesteld worden om een coördinatievergadering te houden met de organisator, brandweer, politie en het gemeentebestuur. Op die vergadering wordt het veiligheidsplan samen overlopen en worden afspraken gemaakt over eventuele bijkomende maatregelen. 

Roken en alcohol op uw evenement

• meer info: powerpoint presentatie van FOD volksgezondheid.
• Wat zijn sterke dranken?
• schenken van alcohol: meer info
• schenken van sterke dranken: extra vergunning aanvragen bij burgemeester (via het algemeen aanvraagformulier), meer uitleg over het schenken van sterke dranken

Voedselveiligheid op uw evenement

• Tijdens evenementen zijn er diverse eetgelegenheden. In het kader van voedselveiligheid dienen dan ook enkele maatregelen in acht genomen te worden.

• zie link: deze brochure legt op een praktische wijze uit, hoe handelaars (B2C) voor markten en evenementen de wetgeving moeten respecteren om de voedselveiligheid te garanderen.

• Richtlijnen voor de professionele ambulante verkopers en de gelegenheids-ambulante verkopers, zie deze link.

Vuurwerk
Het ontsteken van spektakelvuurwerk (en toebehoren) of het ontsteken van feestvuurwerk door particulieren op het openbaar domein is verboden zonder voorafgaande machtiging van de burgemeester.
Het ontsteken van feestvuurwerk door particulieren op privédomein is verboden zonder voorafgaande melding aan de burgemeester. Deze voorafgaande melding is in de nacht van 31 december op 1 januari niet vereist.

Indien vuurwerk wordt afgestoken:

1. Moeten de bewoners in een straal van 100meter van de plaats waar het vuurwerk wordt afgestoken op voorhand worden verwittigd van het voornemen om vuurwerk af te steken.
2. Moeten de bewoners in een straal van 100meter van de plaats waar het vuurwerk wordt afgestoken op voorhand schriftelijk worden gevraagd om dakramen te sluiten en brandgevoelige materialen (zoals bijvoorbeeld tenten en parasols) worden binnen gehaald.
3. Moeten de eigenaars van dieren, die zich bevinden in een straal van 250meter van de plaats waar het vuurwerk wordt afgestoken op voorhand schriftelijk worden gevraagd om deze binnen te nemen tijdens de tijdsspanne dat het vuurwerk wordt afgestoken.
4. Worden bij deze handelingen de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen om het veroorzaken van schade of gevaar aan derden te vermijden. De veiligheids-richtlijnen van de brandweer worden strikt opgevolgd.

Wensballonnen

Het is verboden op een openbaar plaats en op privéterreinen wensballonnen op te laten.

Nuttige documenten

• voorbeeldbrief buurtbewoners (graag 3 weken vooraf doorsturen naar het evenementenloket, 1 week op voorhand bedelen)
• lijst van de gewestwegen in onze gemeente
• reglement plaatsen tijdelijke wegwijzers en reclameborden
• richtlijnen opmaken parcours van wandel-fietstocht/wielerwedstrijd
• info plaatsen van een wc wagen: in elk DWA putje mag er geloosd worden, hierbij de milieuwetgeving ivm het lozen van afvalwater
• een wandeltocht: Koninklijk besluit houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg. Regels voor het gebruik van de openbare weg - Voetgangers in groep. Bij alle avondwandelingen dienen de deelnemers verlichte of signalisatiekledij te dragen. 
• een fietstocht:  Koninklijk besluit houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg. Regels voor het gebruik van de openbare weg - Fietsers in groep
• tips uit het meetjeslands evenementenoverleg: beter voorkomen dan genezen

Privé evenement: moet dit aangevraagd worden?

Zie meer uitleg en voorwaarden in dit document.

Vreugdeschoten - schieting huwelijk

Ter gelegenheid van huwelijken, feesten, e.a. is het afvuren van vreugdeschoten toegelaten tussen 19.00uur en 20.00uur, mits voorafgaande toestemming van de burgemeester en mits de bewoners, wonend in een straal van 250meter van het gebeuren, vooraf schriftelijk worden geïnformeerd.

Wel is vereist dat bij deze handelingen de gepaste veiligheidsmaatregelen worden genomen op het veroorzaken van schade of gevaar aan derden te vermijden.

Een aanvraag kan je doen via https://reservaties.assenede.be/