Wil u iets melden of wil u een klacht indienen?

Wat is een melding?

Met een meldingskaart kunt u problemen signaleren aan de gemeente. Elke melding wordt met de nodige discretie behandeld. Vul zeker alle verplichte velden in. Aan anonieme meldingen wordt geen gevolg gegeven.

De meldingen sturen we door naar de bevoegde dienst. Gaat het om een probleem dat door een andere organisatie moet opgelost worden, dan sturen we de melding door.

Wat is een klacht?

Een klacht is een manifeste uiting waarbij een ontevreden burger bij de lokale overheid klaagt over een door de lokale overheid al dan niet verrichte handeling of prestatie.

Een klacht kan betrekking hebben op:

• een foutief verrichten van een handeling of prestatie
• het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze
• het niet uitvoeren van een handeling of prestatie

Een handeling of prestatie kan betrekking hebben op:

• een behandelingswijze van een personeelslid van de gemeente
• een termijn
• een beslissing van een personeelslid van de gemeente

Klachten kunnen betrekking hebben op het niet correct handelen van een personeelslid van de gemeente of het OCMW of op het niet correct handelen van de burgemeester, een schepen of een raadslid van zowel gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn.  

Het volledige klachtenreglement kunt u hier raadplegen.

Klokkenluidersregeling
 

Naast de meldings- en klachtenprocedure bestaat er ook een klokkenluidersregeling.

Alle lokale besturen moeten een klokkenluidersmeldpunt hebben voor medewerkers en andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken. Dat is het gevolg van een wijziging van het Vlaams decreet Bestuursdecreet op basis van een Europese Richtlijn hieromtrent. Het is de bedoeling om de klokkenluider meer bescherming te bieden. De procedure werd uitgewerkt bij een besluit algemeen directeur op 23.06.2023. Dit besluit werd ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen van 04.07.2023. 
 

Wat is een klokkenluider?

Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Assenede samenwerken zoals vrijwilligers, aannemers, leveranciers, sollicitanten… Ook anonieme meldingen worden beschermd onder het decreet en het klokkenluiderssysteem.

Welke inbreuk kan je melden?

Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt. De procedures en systemen die we gebruiken om meldingen van inbreuken te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties wat betreft de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. De nieuwe regeling voorziet bovendien een verbod op represailles.

Hoe verloopt de procedure?

• Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail en brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. De melder heeft hierbij recht op een verslag, met de mogelijkheid dat te controleren, te corrigeren en alvorens voor akkoord te ondertekenen.
• Binnen de 7 kalenderdagen dient de melder een ontvangstmelding te krijgen, binnen de 3 maanden de feedback over de gepaste maatregelen die uitgevoerd of gepland worden, en de redenen hiervoor.
• Het Bestuursdecreet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) bepalen duidelijk welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.

Intern meldpunt

• Algemeen directeur Frederik Willems, is als hoofd van het personeel, overeenkomstig het Bestuursdecreet het intern meldpunt.
• Enkel personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen een melding maken bij het intern meldpunt.
• Kan de inbreuk doeltreffend intern worden behandeld? En is de klokkenluider van mening dat er geen risico op represailles bestaat? Dan wordt de melding bij voorkeur intern gemaakt.
• Het intern meldpunt is bereikbaar:
  • Via e-mail: algemeendirecteur@assenede.be ;
  • Telefonisch: 09 341 95 90;
  • Schriftelijk: Klokkenluider(vertrouwelijk bijvermelden), dienst secretariaat, Kasteelstraat 1-3, 9960 Assenede
  • Tijdens een fysieke ontmoeting.

Extern meldpunt

• Externen die een (werk)relatie hebben met het lokaal bestuur, kunnen alleen een melding van inbreuk maken bij het extern meldpunt.
• Personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen ook bij het extern meldpunt terecht als zij van mening zijn dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat.
• Het externemeldpunt Audit Vlaanderen is bereikbaar:
  • Via e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
  • Telefonisch: 02 553 45 55
  • Schriftelijk: Audit Vlaanderen, Havenlaan 88 - bus 24, 1000 Brussel.

Juridisch kader

- De Europese Klokkenluidersrichtlijn en het Vlaamse bestuursdecreet van 07.12.2018 wat betreft klokkenluiders (die van toepassing is voor de Vlaamse overheid en de lokale besturen).

- Het besluit van de algemeen directeur van de procedure tot het instellen van een klokkenluidersregeling.